Бухгалтерія – це невід’ємна частина підприємства чи компанії, яка здійснює діяльність будь-якого характеру.
Вона взаємодіє з податковою службою, статистикою, пенсійним фондом та багатьма державними установами, які здійснюють контроль над підприємствами та на предмет та дотримання законодавств.
Аутсорсинг бухгалтерських послуг необхідний у багатьох випадках:
- підприємство занадто маленьке і не може дозволити утримання штатного бухгалтера;
- несподіване звільнення бухгалтера, що збіглося з настанням звітного періоду;
- податкова служба наклала арешт на розрахунковий рахунок з вини бухгалтера;
- регулярно надходять скарги на бухгалтера від підрядників і працівників підприємства;
- якщо бухгалтер недобросовісно ставився до своїх обов’язків і попався на крадіжці.
При виникненні перелічених вище випадків, положення може врятувати бухгалтерська компанія, що надає послуги аутсорсингу.
При оформленні послуги бухгалтерського аутсорсингу керівництво компанії частково знімає з себе відповідальність, але не повністю, оскільки генеральний директор є відповідальною особою з фінансових питань. У разі позаштатної ситуації, з компанії-аутсорсера можна отримати відшкодування матеріальних збитків у судовому порядку.
Поради щодо правильного проведення бухгалтерського аутсорсингу
Передача компанії на бухгалтерський аутсорсинг є досить відповідальним кроком і, головне, зробити все правильно та законно. З цією метою необхідно укласти договір з компанією-аутсорсером, у якій прописані такі пункти:
- обов’язки сторін;
- відповідальність сторін;
- перелік послуг і розмір їх оплати;
- порядок та строки передачі документів;
- забезпечення інформаційної безпеки. Включення до договору розділу про нерозголошення отриманої інформації та передачі її третім особам, а також дії у разі порушення;
- порядок передачі даних замовнику при розірванні договору;
- порядок отримання доступу до даних;
- перелік документів, що надаються для роботи;
- відповідальність сторін. У цьому пункті мають бути чітко прописані відповідальні особи та сфера відповідальності кожного з них.
Укладений договір має бути двостороннім, тобто у ньому прописуються обов’язки та відповідальність обох сторін. Чітко прописуються пункти про передачу інформації на початку та закінчення співробітництва.
